Parece que la Inspección se ha tomado a pecho la lucha contra el fraude fiscal, sobre todo para las pequeñas y medianas empresas. Y en Almería, como en otras zonas de las que ya tenemos conocimiento, se está llevando la Inspección de una manera un tanto “agresiva”, pues la práctica consiste en entrar a las empresas y extraer de sus ordenadores toda la información que consideren relevante para realizar la inspección.
Es por ello que debemos tener claro qué debemos hacer ante una visita sorpresa de este tipo y saber dónde debemos ubicar los ordenadores y documentación para que se encuentren lo más protegidos.
- ¿Qué relevancia tiene la ubicación de los ordenadores?
Las empresas, como las personas físicas, también gozan de la inviolabilidad del domicilio que impone la Constitución, si bien dentro de tal concepto no tienen cabida todas las instalaciones de un negocio.
Si la inspección entra en nuestro negocio y quiere extraer documentación que se encuentra en espacios abiertos al público o instalaciones donde se desarrolle la actividad (recepción, almacenes…) sepa que una mera autorización del delegado o director del departamento puede llevarlo a cabo, aunque usted se oponga a ello.
Si por el contrario, los ordenadores y documentos se encuentran en un despacho, o en alguna zona reservada para dirección o gestión de la empresa, los inspectores únicamente podrán acceder a la misma si disponen de orden judicial, por considerarse domicilio constitucionalmente protegido.
Por ejemplo, una cafetería, una nave industrial, una fábrica o un almacén no requiere autorización judicial, salvo que se encuentre en alguna habitación o zona privada; un despacho profesional, área no accesible al público o el domicilio social coincidente con el domicilio familiar requiere orden judicial expresa si el contribuyente niega el acceso al inspector.
- ¿Cómo debo comportarme ante este tipo de actuaciones?
Supongamos que los inspectores tienen acceso legal a toda la información, bien porque el ordenador esté al alcance en zona no protegida constitucionalmente o bien, porque ha accedido a él con orden judicial previa.
En ambos casos el contribuyente tiene el deber de colaboración con Hacienda y por tanto, no suministrar las contraseñas de acceso al equipo, a los programas de contabilidad o a aquellos puntos que se requieran, puede considerarse como obstrucción a la labor inspectora. Esto significa darle contraseñas y cualquier otra cortapisa que pueda impedir el acceso a la información.
Una vez que termina la comparecencia se extiende diligencia en la que se recogen todos los hechos. Es muy importante leer este documento, porque es el momento de poner de manifiesto todo aquello que no estamos de acuerdo con las actuaciones. Recordemos que las diligencias tienen la consideración de documento público y si se firma estás dando conformidad con lo redactado. Por tanto, habrá que fijarse bien en sus extremos:
- ¿Han tenido un acceso legal?
- ¿Me han informado del alcance de las actuaciones? ¿Qué periodos y qué ejercicios afecta?
- ¿Han redactado y han dejado constancia toda la documentación que extraen y cualquier manifestación que haya realizado, esté o no de acuerdo’
Piense que este documento es el que sirve de base para alegar lo que estimemos oportuno, por lo que debe de estar perfectamente reflejado todo cuanto ha sucedido en las actuaciones inspectores.
- ¿Y después qué?
Finalmente se emite un acta de Inspección, que podrá ser firmada en conformidad o disconformidad. Si se presta conformidad con los hechos son inatacables, por lo que si estamos disconformes habría que plantearse no firmar en conformidad, a pesar de la presión que ejercen por la rebaja de la sanción que conlleva aceptarlas conforme.
Es por ello que recomendamos que tome medidas preventivas ante la nueva práctica de Hacienda, de tal manera que la documentación relevante del negocio se ubique en zona constitucionalmente protegida, para que al menos precisen de autorización judicial, y que lea detenidamente las diligencias y actas que se incoen del procedimiento, de tal manera que se plasme todo y cuanto usted considere oportuno, pues son documentos inatacables que servirán de base para alegaciones posteriores.
Elena Casares Fernández-Crehuet
Dept. jurídico